SERVIZI & AGENZIE
Software gestionale per servizi e agenzie
Fattura ogni ora che lavori davvero, componi i team dalla capacità reale e chiudi il mese senza assemblarlo a mano.
Agenzie e società di servizi vivono di persone e di tempo, eppure tracciano entrambi tra un CRM, un tool di progetti, un foglio di timesheet, un gestionale di fatturazione a parte e un drive condiviso di cui nessuno si fida. Ogni passaggio tra questi sistemi è un punto dove le ore non vengono fatturate e lo scope cresce senza che nessuno se ne accorga.
divisionAI sostituisce quello stack con un unico sistema costruito su come la tua struttura consegna davvero: dalla pipeline al progetto, dal timesheet alla fattura, in un unico record, con agenti AI che rincorrono l'amministrazione che nessuno vuole fare.
Quanto ti costa oggi
Ore non fatturate
Tempo registrato in ritardo — o mai — perché il tracciamento vive fuori dallo strumento dove si lavora. Su un team di 20 persone, poche ore non registrate a settimana valgono decine di migliaia di euro l'anno.
Scope creep invisibile
Nessuno si accorge che un retainer è oltre del 40% finché il mese non si chiude. A quel punto la conversazione col cliente è una trattativa, non un avviso.
Utilizzo che non vedi
Chi è sovraccarico e chi ha capacità è una domanda a cui si risponde chiedendo alle persone, non aprendo una dashboard. Le decisioni di staffing si prendono a istinto.
Reportistica come secondo lavoro
Gli account rifanno ogni mese lo stesso report cliente copiando e incollando da quattro strumenti diversi.
COSA DIVENTA POSSIBILE
PIÙ CLIENTI,
NON PIÙ AMMINISTRAZIONE.
Il tetto della maggior parte delle agenzie non è la domanda — è quanta delivery il team riesce a sostenere prima che il coordinamento si mangi il margine. Ogni cliente in più aggiunge riunioni di stato, timesheet ricopiati e un altro foglio da riconciliare, così la crescita costa in silenzio più di quanto renda.
Quando pipeline, delivery, tempo e fatturazione sono un unico sistema, quell'overhead smette di crescere col numero di clienti. L'utilizzo è una schermata, non una domanda. Il report mensile si scrive da sé dai dati reali di progetto. Gli account passano la settimana sul lavoro che i clienti pagano, invece di assemblare la prova che è stato fatto.
«Lo stesso team, più commesse — perché l'amministrazione ha smesso di crescere con loro.»
Un sistema, dalla proposta all'incasso
I moduli qui sotto sono il punto di partenza tipico per una società di servizi. I tuoi si definiscono in discovery — ricevi quelli che il tuo modello di delivery richiede, chiamati come già li chiama il tuo team.
Pipeline & clienti
Trattative, proposte e ogni conversazione col cliente su un'unica timeline — con lo storico di delivery allegato, così chi rinnova il retainer vede cosa è stato davvero consegnato.
Progetti & attività
Progetti che ereditano scope e budget dalla trattativa che li ha generati. Il consumo rispetto al budget è live, non una sorpresa di fine mese.
Timesheet & utilizzo
Tempo registrato dove si lavora, con un clic. Utilizzo e capacità per persona, team e cliente — visibili senza doverlo chiedere a nessuno.
Retainer & fatturazione
Fatture generate dal tempo approvato e dalle milestone. I retainer ricorrenti si fatturano da soli; gli sforamenti emergono quando c'è ancora tempo per parlarne.
Agenti AI
Gli agenti sollecitano i timesheet mancanti, redigono il report mensile dai dati reali di progetto e segnalano ogni commessa in tendenza di sforamento prima che il mese chiuda.
Cosa cambia
La prima cosa che un'agenzia nota è la chiusura di fine mese, che smette di essere un esercizio di riconciliazione. La seconda è di aver preso più lavoro senza assumere per il coordinamento.
Domande dai titolari di agenzia
- Usiamo già un tool di progetti che al team piace. Dobbiamo abbandonarlo?
- No. Se uno strumento funziona davvero lo integriamo invece di sostituirlo — l'obiettivo è togliere il copia-incolla tra sistemi, non forzare una migrazione fine a se stessa. Molte strutture finiscono comunque per consolidare una volta che i dati vivono in un solo posto, ma è una decisione che prendi dopo averlo visto, non un prerequisito.
- Come gestite il time tracking senza che il team si ribelli?
- La registrazione avviene dentro l'attività che la persona sta già guardando, e l'agente AI compila la bozza della settimana da calendario e attività, così si conferma invece di scrivere da zero. I problemi di adozione dei timesheet sono quasi sempre problemi di attrito.
- Gestisce sia retainer che fatturazione a progetto?
- Sì — la maggior parte delle agenzie usa entrambi, più qualche forma di value-based pricing. Le regole di fatturazione fanno parte di ciò che mappiamo in discovery, così il sistema riflette come fatturi davvero invece di costringerti in un template generico.
- Che fine fanno i nostri dati storici?
- Vengono migrati. La fase di data layer esiste esattamente per questo: puliamo, deduplichiamo e carichiamo i record esistenti così il nuovo sistema parte con il tuo storico intatto invece che vuoto.
PROSSIMO PASSO
Vediamo cosa significa per la tua azienda.
Una call di 30 minuti, una mappa dei tuoi processi e una risposta chiara su quanto costerebbe un sistema su misura. Niente slide, nessuna pressione.
INFO OPERATIVE
- Operatività: Remoto Globale
- Hub Europei: Tirana / Colonia
- SLA: Risposta < 24 Ore